Veel bedrijven willen aan de slag met Strategische personeelsplanning.

Maar hoe start je met strategische personeelsplanning in je organisatie, waar en hoe begin je eraan?

Deze vraag wordt me in de coachgesprekken die we voeren, steeds opnieuw gesteld. Het antwoord kunnen we echter pas geven als we inzoomen op de organisatie en het vraagstuk wat men wil oplossen. Iedere situatie is anders en mijn advies dus ook steeds net iets anders.

Geen organisatie is hetzelfde, de mensen zijn anders, de cultuur is anders en ook het doel wat je wil bereiken verschilt.

Zet je Strategische personeelsplanning in om de leidinggevenden te ondersteunen bij het versterken van het team? Dan kan een introductie snel gaan (binnen enkele weken). En een voorbeeld hiervan heb ik in deze blog beschreven:  inzet van de team navigator

Maar soms ligt er een fundamentele wijziging van de HR strategie aan ten grondslag. De Team Navigator is dan onderdeel van een veranderproces. We zijn dan samen met het HR-team verantwoordelijk voor het uitrollen van de nieuwe HR-visie of het veranderen van de cultuur.

De HR-visie met Strategische personeelsplanning vormgegeven

Hieronder beschrijven we hoe we strategische personeelsplanning en de Team Navigator inzetten voor de introductie van de nieuwe HR-visie bij WerkSaam Westfriesland.

WerkSaam Westfriesland homepage

Hoe het gesprek over SPP bij Werksaam West Friesland begon

In juni 2019 maak we voor het eerst live kennis met het HR-team. In onze eerste kennismaking presenteren we hoe de Team Navigator en verkennen we samen hoe dit WerkSaam kan versterken.

Vanuit deze bijeenkomst besluiten ze om te starten met het herformuleren van de HR-visie en in aansluiting daarop de ontwikkelgesprekken. Een half jaar later is het dan toch zover, dat we met de Team Navigator aan de slag kunnen vanuit de volgende verwachting:

Het MT is inmiddels klaar met de nieuwe strategische visie en ook bij HR zijn we al wat verder met invoering van het ontwikkelgesprek (in de plaats van de oude gesprekscyclus) er lopen voorstellen voor ‘anders belonen’, opleidingsbeleid en talentontwikkeling en er wordt gewerkt aan vitaliteitsbeleid, duurzaamheid enz.

Graag willen we jou opnieuw uitnodigen om aan jou te presenteren hoe HR het afgelopen jaar heeft gewerkt aan nieuwe beleidsonderwerpen en het MT aan een nieuwe strategische visie.

Belangrijke koerswijzigingen hierin zijn de regie voor eigen werk en ontwikkeling meer bij de medewerker (HR), de betekeniseconomie, technologische ontwikkelingen en nieuwe HR-beleid (MT-speerpunten).

 

Presentatie van de nieuwe HR-visie van Werksaam Westfriesland

De medewerker neemt regie over zijn eigen werk, inkomen en ontwikkeling. HR luistert naar de gesprekken in de organisatie en faciliteert en ondersteunt de middelen om dit te verbinden met de kansen en mogelijkheden die de betekeniseconomie en technologie bieden. WerkSaam biedt werk, ontwikkeling en inkomen, waardoor medewerkers hun rol kunnen pakken en een bijdrage leveren aan het succes.

Vanuit de bovenstaande visie, zijn de bestaande functies vertaald naar vier flexibele rollen. Medewerkers zitten niet meer vast aan taken die ze moeten uitvoeren, maar worden uitgedaagd om vanuit algemene competenties flexibel inzetbaar te worden en blijven.

De vier verschillende rollen die binnen WerkSaam WF zijn benoemd:

  • Adviserend
  • Ondersteunend
  • Regisserend
  • Richting gevend

De belangrijke vraag na de presentatie: Hoe gaan we de visie en rollen omzetten in gedrag? En hoe zetten we de Team Navigator daarvoor slim in?

Het SPP-programma met de inzet van de Team Navigator

Er ligt een goed uitgedachte visie, die nu handreikingen moet gaan geven aan leidinggevenden om op een andere manier met de medewerker in gesprek te komen. Maar hoe verander je een jarenlang ingesleten patroon van taakgerichte aansturing naar een resultaatgerichte coachende houding.

Of om een overweging van een leidinggevende te nemen:

Hoe vergroten we de mobiliteit? Wat kan een werkcoach ontwikkelen? Als werkcoach kun je vaak alleen hier of bij een andere gemeente aan de slag. Het werk blijft precies hetzelfde…

Met de inrichting van het SPP-programma moeten we niet alleen het gat tussen vandaag en morgen in kaart brengen. We moeten zorgen dat het perspectief van de leidinggevenden wordt vergroot.

De cultuur moet zich ontwikkelen van een “fixid mindset”, naar een “growth mindset”.

Wil je meer weten over de growth mindset van Carol Dweck, dan vind je hier het door haar gepubliceerde artikel: September 23, 2015, as Growth Mindset Carol Dweck is the Lewis and Virginia Eaton professor of psychology at Stanford)

Vaststellen van de criteria voor de Team Review

In overleg besluiten we te starten om de visie vanuit HR om te zetten naar een inrichting van de Team Navigator. Dit gaat een belangrijke bijdrage leveren aan het verder concretiseren van de visie.

In de taal van strategische personeelsplanning: We onderzoeken het verschil tussen kwalitatieve personeelssamenstelling vandaag, en de gewenste personeelssamenstelling in de toekomst

We organiseren een werksessie met alle HR-professionals. Het onderwerp is hoe ondersteun je de leidinggevende met de juiste criteria die de ontwikkeling van de teams gaat versnellen?

We verkennen de criteria die passen bij de prestatie uit het verleden -de inzetbaarheid in het heden en de potentie voor de toekomst.

ontwikkelkader team

ontwikkelkader verleden, heden toekomst voor het team

Deze sessie geeft een enorme boost. Binnen het HR-team is men op dit punt vastgelopen op de vraag: “hoe nu verder?”. Hoe vertaal je een goed idee, naar een verhaal, naar een concreet programma, naar zichtbaar ander gedrag.

Gevolgen van de nieuwe HR-visie: het uitnodigen van medewerkers om zelf de regie over hun ontwikkeling te nemen leidt tot op heden niet tot de gewenste beweging. Leidinggevenden vinden het moeilijk om talenten te ontdekken en wachten af. De Team Navigator met de juiste criteria voorbereiden, geeft de HR-professionals houvast. Het maakt letterlijk zichtbaar hoe de competenties, met de kernwaarden en HR-visie samenhangen.

Leidinggevenden starten met hun eigen vlootschouw

Na een kleine vertraging (corona) waarin de wereld even stilstaat, kunnen we in mei een grote ruimte eindelijk aan de slag. We geven in drie bijeenkomsten met alle leidinggevenden het startschot voor het invullen van de vlootschouw.

Wil je ervaren hoe ze je een online vlootschouw maakt, volg dan de link en maak direct zelf je eerste online vlootschouw

Het doel van de bijeenkomst is tweeledig:

Begin juni hebben alle leidinggevenden binnen WerkSaam minimaal 1 eigen schouw gemaakt van hun team en met hun HR-partner over het resultaat gesproken.

ps: Wil je jouw team schouwen, start dan hier: Team Review van mijn team maken

De conclusies uit de strategische analyse toetsen in de organisatie

Met de resultaten van de schouwen en de gekoppelde HR-data zijn we conclusies gaan vormen. Wat zijn de beelden die we hebben opgehaald? Liggen deze beelden in lijn met de verwachtingen? Hoe ondersteund de HR analytics het beeld van de leidinggevenden?

  • De belangrijkste conclusies die we trekken zijn:
  • Er is sprake van een zichtbaar verschil tussen oude (zo werkt het hier) en nieuwe cultuur die ontwikkeling in de weg staat
  • De inzetbaarheid, prestatie en potentie van medewerkers die nog niet zo lang in dienst of in functie zijn scoort beter dan die van medewerkers die langere tijd dezelfde functie uitoefenen
  • Er is weinig mobiliteit of doorstroming binnen en tussen teams
  • Er is krapte op de arbeidsmarkt (quote: zijn wij een aantrekkelijke werkgever?), maar desondanks worden geen jonge mensen aangetrokken (quote: die kunnen het werk nog niet en we hebben geen tijd om het aan te leren)
  • Relatief veel oudere medewerkers (als gevolg van aannamebeleid en oorsprong van de organisatie)

Met de conclusies zijn we eerst met elkaar binnen het HR-team in gesprek gegaan. Wat is het beleid en wat is het gedrag dat plaatsvindt in de praktijk? Er blijkt een verschil tussen wat iedereen zegt/belangrijk vindt en het gedrag dat plaatsvindt. Het beeld dat we ophalen bevestigt onderbuikgevoelens bij de HR-adviseurs.

Over de presentatie, inhoud, interactie kan ik alleen maar positief zijn. Ik vind je heel deskundig, je hebt een supertalent om de groep te boeien en uit te dagen.

Je bent heel enthousiast en open op een manier die volgens mij bij iedere groep aansluit. We zien de groep ook denken, kritisch zijn, verwonderd, drempels opwerpen, wéér nadenken en uiteindelijk met alle inzichten die ze van je meekrijgen geïnspireerd en enthousiast weer vertrekken.

Dat is echt een talent wat ik bij alle trainers en sprekers hoop te zien, maar zelden echt zie. Daarin ben je echt een positieve uitschieter! Zeg maar Star  😉

Opleidings- & Trainingscoördinator WerkSaam wf

SPP-analyse toetsen met de directie

Binnen het managementteam is het beeld een grotere verrassing. In een constructieve bijeenkomst komen we tot de conclusie dat extra aandacht voor de rol van leidinggevende bij strategische personeelsplanning en de nieuwe HR-visie nodig is. Hiervoor beleggen we een aanvullende bijeenkomst, waarin we de conclusie en hun rol in de verandering ter sprake brengen.

Feedback delen met alle leidinggevenden

In twee bijeenkomsten komen waardevolle vragen en tegenwerpingen naar boven. Men onderschrijft de bevindingen en de HR-visie. Ze lopen alleen aan tegen de dagelijkse praktijk binnen het team:

  • Veranderbaarheid
  • Flexibiliteit
  • Hoe kun je mensen activeren?
  • Samensmelten oude en nieuwe groep medewerkers
  • Teams die lang geen leidinggevende hebben gehad

Ook leidinggevenden vallen makkelijk terug in bestaande routines. In deze bijeenkomst komt het besef, dat ze als als ze verandering van hun team verwachten, ze zelf ook moeten veranderen.

Noot: Door corona is de vlootschouw tijdelijk stil komen te liggen maar dat biedt wat ruimte voor bezinning en een degelijke voorbereiding van het vervolg.

De volgende stap in Strategische personeelsplanning

Het ontwikkelgesprek dat gevoerd wordt, is de confrontatie tussen de bijdrage vandaag en de ontwikkelingen die nodig zijn voor het gewenste personeelsbestand van de toekomst. Het “goede gesprek” is een open dialoog tussen de ambities van de medewerker en de strategie van het team. Daar waar verwachtingen vanuit het team en ambities van de medewerker samenkomen is de verbinding op het resultaat.

Met alle input vanuit de individuele gesprekken kan het gezamenlijke gesprek binnen het team vormgegeven worden. Waar staat het team nu? En hoe komt het team samen tot de nieuwe gewenste situatie. Welke verwachtingen, bijdragen, ontwikkeling en ondersteuning is nodig om de groei als team te versnellen?

tot slot..

Met het benoemen en vastleggen van het resultaat sluit de eerste cyclus van strategische personeelsplanning. Maar SPP is een iteratieve benadering en daarmee meteen het een begin van nog meer dat nog komen gaat.

Of anders gegformuleerd: de potentie van een medewerker, team of organisatie is pas bewezen als je het hebt gezien. Het programma bij WerkSaam is dan ook zeker nog niet klaar. We zijn eigenlijk pas net begonnen…

En waarmee begint SPP en de HR visie voor jou? Wat is jullie visie en hoe maak je die intern werkzaam?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden om in jouw eigen organisatie ook deze workshops te laten verzorgen? Kijk dan eens naar ons aanbod en ondersteuning op de site. Of bel ons even voor een leuk gesprek over de mogelijkheden.

Vraag je gratis coachgesprek aan

benieuwd hoe je jouw aanpak succesvol maakt?