Met het HR3P model de prestaties van je team verbeteren

Het HR3P model is in Nederland het meest bekende en toegepaste vlootschouw model (naast Nine grid). Het idee voor HR3P komt van de wetenschappers Evers, van Laanen en Sipkens. Het model zou in de kroeg op de achterkant van een bierviltje zijn ontstaan.

Het achterliggende idee is dat het handig is om als organisatie inzicht te hebben in de prestatie en potentie van medewerkers in hun personeelsbestand. Dit heeft geleid tot de HR3P matrix, wat oorspronkelijk staat voor Human Resource Prestatie Potentie Portfolio.

* Lees verder voor informatie over het nieuwe online programma “word de HR-vlootschouw expert van jouw organisatie”

Het grootste en meest zichtbare verschil tussen Nine box model (populair in oa. VS) en het HR3P model is het aantal vlakken dat men gebruikt. 9 box (of ook wel 9 Grid), gebruikt 3 keer 3 en de HR3P kent twee assen met 4 keer vier vlakken. Het voordeel (of nadeel) daarvan is natuurlijk dat het midden ontbreekt.

Opzet van de HR3P matrix

Een vlootschouw, ook wel performance matrix is in de basis altijd verdeeld in twee assen, de performance of prestatie-as en de potential of potentieel-as.

HR3P model template

Deze assen zijn verdeeld in vier niveaus van prestatie en potentieel. Over het algemeen van onder de maat, naar matig, naar goed en uiteindelijk excellent. Hierdoor ontstaat er de onderstaande matrix.

Invullen van de HR3P matrix

Met deze matrix in de hand gaat de leidinggevende aan de slag om zijn team te schouwen. Meestal gebeurt dit op een groot whiteboard met post-its met de namen van alle betrokken medewerkers. Medewerkers worden vervolgens van op prestatie en potentieel beoordeeld en in het juiste vlak geplaatst.

HR3P model voorbeeld

Het invullen van de matrix is een kwalitatieve waarneming. Leidinggevenden geven hun beeld van de medewerker weer.

Prestatie beoordelen ze op basis van de bijdrage die een medewerker levert aan het resultaat. Prestatie is gericht op het verleden en kan daardoor gekoppeld worden aan kwantitatieve inzichten die het bedrijf heeft, zoals bijvoorbeeld targets, productiecijfers of kwaliteitskengetallen.
Potentieel is de verwachting die je als leidinggevende hebt over de aanvullende capaciteiten van de medewerker. Potentieel is gericht op de toekomst, en daardoor onzeker. Je maakt op basis van je ervaringen een inschatting over de ontwikkeling van een medewerker.

Huidige inzichten op gebruik van de HR3P methode

Binnen de HR3P is de communicatie sterk gericht op doorstroming in de organisatie. Dit sluit minder goed aan op de moderne manier van werken. Wij gebruiken daarom liever andere taal en begrippen voor de indeling van een team.

De spil is de leidinggevende

In het proces van schouwen zit de beperking met name bij de waarneming van de leidinggevende. Hoe goed en kritisch kijkt deze naar zijn team. Heeft een leidinggevende geen goed beeld, dan is de waarde van de indeling ook meteen minder sterk.

Beantwoord vijftien vragen en ontdek welke aanpak past bij jullie organisatie
Neem vijf minuten en doe de VlootschouwQuiz

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is een HR3P analyse dan ook niet zozeer bedoeld voor het beoordelen van de individuele medewerker. Het is vooral een tactisch instrument om ontwikkeling van medewerkers binnen de organisatie te faciliteren. De vlootschouw is het kwalitatieve deel van strategische personeelsplanning en helpt de organisatie inzicht te geven in de verborgen kwaliteiten en ruimte voor groei.

Interpretatie van het HR3P Model

Zoals eerder benoemd bestaat de matrix uit 16 vlakken. Ieder vlak heeft zijn kenmerken waar je als organisatie op kunt anticiperen. Meestal worden de beschrijvingen op basis van vlakverdeling beschreven. Dit past bij een functiegerichte aansturing en indeling in de organisatie.

Actuelere benadering van de HR3P vanuit rollen

Maar omdat dit niet helemaal aansluit bij de huidige tijdsgeest en de aansturing in de meeste organisaties, kies ik voor het beschrijven van een actuelere benadering vanuit de rol van de medewerker in het team.

Hieronder heb ik de matrix vertaald naar rollen die je kunt gebruiken voor het interpreteren van de HR3P matrix.

HR3P model met de indeling naar rollen

Binnen de HR3P matrix kun je gebruik maken van de volgende rollen

Energie verslinders: Mensen die deze rol krijgen toebedeeld kosten meer energie, dan ze voor het team opleveren. Je kunt ze vergelijken met wielrenners die achterin het peloton hangen. Het kost veel moeite om ze aangehaakt te houden en je kunt ze tijdelijk ook wel naar voren halen. Maar zodra ze voor fietsen zijn ze zo moe, dat ze steeds sneller en verder terugvallen. Het netto-effect van de investering is negatief.

Vraagtekens: Medewerkers in deze rol verbazen eigenlijk. Ze zouden beter kunnen functioneren dan ze doen. De vraag is wat er moet gebeuren of veranderen om ze aangehaakt te krijgen aan de prestaties van het team. In tegenstelling tot de energieverslinders, is het aan laten haken van deze medewerkers wel nuttig, want daarna houden zij zichzelf in stand. (Een stapsgewijze strategie hanteren om functioneren te verbeteren. Deze aanpak vind je in de Team Navigator na inschrijving hier.)

Harde Werkers: De harde werkers zijn de kern van het team. Zij laten zien wat het niveau van het team kan en moet zijn. In onze wielrentermen het peloton.

Rijzende sterren: Dit zijn de medewerkers die zich sneller ontwikkelen dan de gemiddelde medewerker en daarmee langzaam steeds verder boven komen drijven. Deze medewerkers kun je uitdagen en verder ontwikkelen om in de toekomst als voorbeeld en kartrekker van de organisatie te gaan dienen.

Talenten: dit zijn de medewerkers die voor het peloton uitgaan. Hen moet je uitdagen om met nieuwe ideeën en inzichten te komen om de groei van de organisatie te versnellen. Ik noem dit ook wel eens de verkenners van de organisatie. Zij kunnen trends verkennen en vertalen naar initiatieven voor de toekomst.

Voor meer informatie over het werken met de rollen download je het boek alles over de vlootschouw

Inzetbaarheid van medewerkers als derde dimensie toevoegen aan de HR3P

Naast het kijken naar de rol die iemand in het team vervult mis je nog de derde dimensie die bij Team Ontwikkeling van belang is. De derde dimensie is de inzetbaarheid van de medewerker. Wil hij wel dezelfde kant op ontwikkelen?

Bij de inzetbaarheid gaat het om hoe de medewerker tegenover zijn werk en het team staat. Is de medewerker enthousiast, vol energie, of juist niet. Als prestatie staat voor het verleden en potentie voor de toekomst kun je zeggen dat Inzetbaarheid staat voor het heden.

ontwikkelkader verleden, heden toekomst voor het team

Als iemand verlaagt inzetbaar is, dan is hij niet bezig met zijn rol binnen het team. Het ontwikkelen van iemand die niet betrokken is, of niet lekker in zijn vel zit heeft geen zin. De energie moet dan eerst ingezet worden om de energielekken in het heden te dichten. Pas dan is er weer ruimte voor ambities richting de toekomst.

Wil je meer hierover weten, lees dan deze blog

Overzicht bieden over de mogelijkheden voor ontwikkeling van het team

Een uitdaging bij het uitvoeren van een vlootschouw is om het instrument op tactisch niveau in te zetten. De kracht van het instrument is namelijk, dat het leidinggevenden helpt met aandacht te kijken naar de medewerkers in zijn team.

Als HR-professional is het van belang deze aandacht vast te houden en zo mogelijk te verder te benutten. Op het moment van invullen van de HR3P matrix is de urgentie en aandacht aanwezig om in beweging te komen.

Noot: Uit onderzoek naar de impact van gesprekken, blijkt dat een leidinggevende binnen een dag 25% van de informatie vergeten is. En na twee weken nog maar 10% onthouden heeft.

Ten tweede kost het veel te veel tijd om alle beelden handmatig te verwerken. Zeker met de huidige technische mogelijkheden is het zonde van de tijd en energie. De team Navigator is een volledig online oplossing die de gegevens direct automatisch verwerkt en laat zien. Door de directe feedback lost dit de vertraging op.

Team Navigator werkt makkelijker – visueel aantrekkelijker – sneller – professioneel

Team Navigator geeft direct het resultaat de HR3P matrix weer

Natuurlijk kun je de vlootschouw op een whiteboard tekenen. Toch zitten er grote voordelen aan om het digitaal in te vullen. Met de Team Navigator, worden de resultaten direct opgeslagen en verwerkt. Je krijgt een directe feedbackloop waar de leidinggevende direct zijn eigen beeld met alle rollen ziet en waar hij meteen mee aan de slag kan. Als HR-professional geeft het je de ruimte om hem direct focus geven en prioriteiten bij HR-interventies te stellen.

Resultaat van de vlootschouw in deteam navigator

voorbeeld van de vlootschouw in de team navigator

2 belangrijke voordelen die je direct zult ervaren

Directe feedback is relevant om de conclusies die getrokken kunnen worden om te zetten in actie. Het gesprek over de rollen van de medewerkers zit vers in het geheugen, waardoor er geen discussie is over de noodzaak van actie.
Een tweede voordeel van directe feedback is dat je de verdeling in het team in relatie tot de verwachting ziet. Je wilt op basis van bestaande aannames toetsen of het in lijn ligt met het resultaat dat je ziet.

* je kunt uitkomsten toetsen tegen de theorie van de normaalverdeling. Iets wat in sociale wetenschappen een belangrijk criterium is. Maar ook tegen bijvoorbeeld tevredenheid van de klanten, of beeld van de directie. Naar mate je meer ervaring opdoet met de vlootschouw merk je dat er meerdere lagen van analyse mogelijk zijn.

Volg onze gratis e-mail workshop en leer de mogelijkheden van een goede Vlootschouw kennen

Doe mee aan onze vijf daagse email workshop. In vijf dagen leer je de belangrijkste elementen voor het maken van een goede vlootschouw van jouw team. Iedere mail bestaat uit vijf minuten lezen en vijftien minuten aan extra inzet.

De workshop behandeld uit de volgende onderwerpen

– Wat is een vlootschouw en SPP en waarom zet je hem in?
– de zes stappen voor het inbedden van SPP en de vlootschouw in de organisatie
– Werken aan het team vanuit groeistrategie
– Werken met rollen voor de ontwikkeling van het team
– Hoe deel je jouw inzichten met het team

De conclusie ten aanzien van het HR3P model

Als tactisch instrument is een vlootschouw een noodzakelijk instrument binnen iedere strategische personeelsplanning. Zelfs als je het simpel houdt is het HR3P model een goed begin. De twee assen geven een leidinggevend houvast bij het analyseren van medewerkers in het team.

Maar als structurele oplossing zijn er wel enkele aanvullingen van belang. Net zoals je tegenwoordig een personeelspakket gebruikt voor de medewerker administratie, is een geautomatiseerd systeem voor de vlootschouw wel nodig. Niet alleen is het makkelijker voor jezelf. Het werkt fijner, de feedback is beter en opvolging veel professioneler mogelijk. De team navigator maakt HR3P toegankelijk voor iedere leidinggevende en team in de organisatie.