De klassieke benadering van Strategische PersoneelsPlanning

Wat is strategische personeelsplanning (SPP) en waarom is het het zo moeilijk om SPP in de praktijk succesvol in te zetten?

Met deze uitdaging zijn we enkele jaren geleden aan de slag gegaan. Niet alleen om antwoorden te vinden, maar vooral om te komen tot een SPP-benadering die wel werkt! Want de voordelen van een goede analyse wordt breed gedragen.

In dit blog kijken we terug naar onze zoektocht. Wat heeft meer dan 10 jaar ervaring ons gebracht? Dit met de bedoeling om jou de inzichten te geven, waarmee je SPP zo vorm geeft dat het in jouw organisatie echt gaat werken.

Strategische personeelsplanning vraagt om een hechte samenwerking MT en HR

De kiem voor SPP werd in de jaren ’60 en ’70 gelegd in de Verenigde Staten onder de naam ‘Strategic Workforce Planning’. Het kreeg internationaal momentum na de kredietcrisis, toen de economie opveerde en de eerste medewerkers van de Babyboomgeneratie met pensioen gingen.

Bedrijven en organisaties kwamen erachter dat het steeds lastiger werd om aan voldoende goed gekwalificeerd personeel te komen. HR kreeg de verantwoordelijkheid om dit probleem op te lossen.

Dat is meteen de belangrijkste fout die je met SPP kunt maken: SPP zien als een probleem van HR. Natuurlijk speelt HR een belangrijke rol. Zij hebben de regie en beschikken over de kennis en de vaardigheden om SPP te faciliteren.

Maar het initiatief en de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor strategische personeelsplanning horen bij de directie en het management te liggen.

De directie bepaalt vanuit de doelen en strategie de richting van de organisatie. En om die doelen te bereiken is personeel de belangrijkste succesfactor.

Nadenken over de impact van strategie en beleid op de cruciale factor personeel, is daarom bepalend voor het succes van de organisatie. En dat is iets waar iedere directie zich verantwoordelijk voor moet voelen.

Kortom, voor succesvol SPP-beleid is een hechte samenwerking nodig tussen directie en HR.

Wat is Strategische personeelsplanning: SPP-definitie?

Over wat SPP precies inhoudt zijn allerlei definities verschenen. In Nederland is de bekendste van Evers en Verhoeven:

‘SPP is het continu voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, om de activiteiten uit te kunnen voeren, die benodigd zijn voor het behalen van de strategische doelen.’

Een Amerikaanse definitie is iets korter: Strategic Workforce Planning zorgt ervoor dat een bedrijf de juiste hoeveelheid mensen heeft, met de juiste vaardigheden, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de beste kosten.

Vrij vertaald zou je kunnen zeggen: SPP is een manier om bij continu veranderende omstandigheden steeds de geschikte medewerkers te hebben, zodat de organisatie haar strategische doelen kan verwezenlijken.

Dit is vandaag de dag relevanter dan ooit. Want de arbeidsmarkt is zo krap dat onlangs het historische feit zich aandiende dat het aantal openstaande vacatures hoger lag dan dat er mensen beschikbaar waren.

Het UWV meldde dat er in het tweede kwartaal van 2022 voor het eerst voor alle beroepsgroepen een tekort aan mensen is ontstaan. En dat in een periode waarin we een recessie verwachten.

Hoe werkt de traditionele Strategische personeelsplanning aanpak?

Iedere beschreven SPP-aanpak die ik tegenkom, maakt gebruik van een stappenplan om tot het verschil te komen tussen de huidige en toekomstige personele samenstelling.

Vaak zijn deze stappen afgeleid van de strategische planningscyclus, die in hoofdlijnen (het verschilt vaak per organisatie) bestaat uit vijf fasen:

1. Het formuleren van missie, visie en doelstellingen. Wat is je bestaansrecht en wat wil je bereiken?
2. Waar sta je nu? Wat komt er op je af? Wat is de impact daarvan?
3. Een plan om allerlei ontwikkelingen te beïnvloeden, zodat je er zelf voordeel van hebt.
4. Daadwerkelijk door middel van acties, invloed uitoefenen op alle ontwikkelingen.
5. Meten wat het effect is van je inzet en eventueel bijsturen.

Hoe werkt Strategische personeelsplanning nu precies?

SPP werkt net als de strategische cyclus, alleen is het niet jaarlijks, maar elke drie jaar. In de komende alinea’s zullen we de vijf verschillende fasen nader toelichten

Ontvang ons boekje: leiderschap en teamontwikkeling geef focus en uitdaging aan de ontwikkeling van je team

SPP begint met een duidelijke toekomstvisie

De klassieke SPP-aanpak begint met de doelen en ambities van de organisatie. Wat wil het bedrijf nu en in de toekomst bereiken? Wat zijn de strategische ontwikkelingen waar de organisatie op in gaat spelen? En hoe verhouden die zich tot de bestaande situatie?

Het is de bedoeling om een gezamenlijk ideaal te formuleren, op basis waarvan de impact op de personele samenstelling vastgesteld kan worden. Die impact heeft een kwantitatieve- en een kwalitatieve component. Met andere woorden: hoeveel mensen heb je nodig en over welke kennis en vaardigheden moeten ze beschikken?

Om daar achter te komen analyseren we de actuele personeelssamenstelling met behulp van twee veelgebruikte technieken:

1. Scenario denken: alle ontwikkelingen worden teruggebracht tot enkele scenario’s die we gebruiken om de uiterste grenzen op te zoeken en de impact daarvan te doorgronden.
2. Trendanalyse: bestaande trends vaststellen en de impact ervan doortrekken richting de toekomst. Door trends samen te voegen krijgen we een ideaalbeeld van de ontwikkelingen.

In beide gevallen is het de bedoeling om vanuit de strategie een voorspelling te doen over de impact van toekomstige ontwikkelingen op de huidige personeelssamenstelling.

Strategische personeelsplanning vraagt om het verzamelen van HR-data

Met het ideaalbeeld van de organisatie voor ogen kun je de bestaande situatie analyseren. We willen in kaart te brengen wat de bestaande bezetting is. Het gaat daarbij om het verzamelen en interpreteren van zowel kwalitatieve als kwantitatieve data.

Vragen die we onder andere willen beantwoorden zijn: Hoe presteren de huidige medewerkers? Over welke vaardigheden en competenties beschikken ze? Wat is hun groeipotentieel? Wat vinden zij belangrijk als het gaat om beloningen, balans werk-privé, vrijheid van werken? Hoe hebben ze zich ontwikkeld? Wat zijn hun interesses? Enzovoort. Inventariseer ook hoe het zit met instroom van personeel, doorstroom en uitstroom.

Het is niet moeilijk deze vragen te stellen. De grote uitdaging is om de antwoorden, de juiste data, boven tafel te krijgen.

Vaak wordt gedacht dat HR alle personeelsdata met één druk op de knop tevoorschijn kan toveren. En dat het resultaat wordt gepresenteerd in een soort van dashboard met relevante getallen, zodat leidinggevenden alleen nog maar aan de juiste knoppen hoeven te draaien om altijd een perfecte personeelssamenstelling te hebben. Dat is eigenlijk nooit het geval.

Dus moeten we voor informatie op zoek binnen de organisatie. Dan loop je tegen twee dingen aan:

1. Welke data heb je precies nodig?
2. Waar zijn deze data te vinden?

Deze zogeheten HR-analytics zijn een cruciaal onderdeel van strategische personeelsplanning. Maar het is moeilijk in te schatten of je alle belangrijke data hebt.

En HR is veel tijd kwijt aan het verzamelen van de juiste informatie, ook omdat die voor een groot deel uit de lijn moet komen. Dus daar moeten ze achteraan. Vervolgens moet je goede overzichten maken.

Veel projecten lopen stuk op dit proces. Slimme systemen kunnen het probleem grotendeels ondervangen. Dat is ook de reden waarom we de Team Navigator hebben ontwikkeld. In deze HR-analytics oplossing kan HR alle relevante informatie stoppen en vervolgens delen met de lijn.

Zo ligt de focus bij de gebruiker en niet bij de methode of de tool. Dat is ook de kracht van HR: het voeren van het gesprek, met en tussen directie, leidinggevenden en medewerkers over de richting van de organisatie en de impact daarvan op medewerkers in de teams.

Strategische personeelsplanning is anticiperen op de toekomst

Een belangrijke rol van SPP is het om het bedrijf klaar te maken voor de toekomst, zodat het snel kan anticiperen op verschillende scenario’s. Niemand kan in een glazen bol kijken, maar je kunt wel voorbereiden op allerlei ontwikkelingen.

De bedrijven die het snelste kunnen veranderen en zich aanpassen aan de externe omstandigheden, hebben een flinke voorsprong. Of zoals Charles Darwin het zegt: ‘It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent. It is the one that is most adaptable to change.’

De bedoeling van SPP is om door middel van toekomstscenario’s verschillende mogelijkheden te verkennen. Om vervolgens vanuit de bandbreedte tussen de scenario’s, te werken aan de ontwikkeling van de personele samenstelling die daar het beste bij past.

Een valkuil kan zijn dat het intern tot discussies leidt over variabelen die er eigenlijk niet toe doen. Het gaat er om keuzes te maken waardoor mensen in beweging komen. Want dat is misschien wel de grootste uitdaging voor organisaties als het gaat om SPP: een keuze maken en in beweging komen!

Externe variabelen die Strategische personeelsplanning beïnvloeden

Bij SPP is niet alleen aandacht voor de interne organisatie belangrijk. Het is ook goed om stil te staan bij allerlei ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Zo zullen technologische veranderingen nieuwe soorten banen creëren en nieuwe manieren van werken, die andere vaardigheden van medewerkers vragen.

Hoe snel kan jouw bedrijf zich aanpassen? Hoe flexibel zijn de vaste medewerkers? Op dit moment is er al een ‘war on talent’ gaande. Hoe presteert jouw bedrijf op dat front? Kan jouw organisatie de concurrentie met anderen aan? En zo niet, wat is er nodig om wel mee te spelen?

We zagen al dat oudere generaties massaal met pensioen gaan. Dat heeft ook gevolgen voor de bedrijfscultuur. Jongere generaties hebben nieuwe ideeën over hoe ze willen werken en wat voor rol de factor werk in hun leven zou moeten spelen.

Staat het bedrijf open voor nieuwe manieren van werken, voor een andere aanpak, voor nieuwe ideeën en inzichten van jonge generaties? Of zal het blijven hangen in het adagium: ‘We doen het zo, want we hebben het altijd zo gedaan.’

Welke medewerkers passen bij welk scenario?

Vanuit de verschillende toekomstscenario’s volgt een analyse om uit te vinden welk soort personeelsbestand bij elk scenario hoort. Je kijkt daarbij zowel naar de kwantitatieve samenstelling: hoeveel mensen heb je nodig en met welke achtergrond, als naar de kwalitatieve kant: Wat moeten mensen kunnen, wanneer zijn ze succesvol?

De uitdaging hierbij is om tot een goed inzicht te komen. Regelmatig verzandt dit proces in te gedetailleerde analyses die weinig praktische waarde hebben. Zo kun je echt niet vaststellen of je in de toekomst 99 FTE of 101 FTE nodig hebt. Ook kun je niet precies weten welke skills of competenties medewerkers in de toekomst nodig hebben.

Skills en competenties zijn trouwens maar in beperkte mate bepalend voor succes. Andere zaken zoals interesses, privé situatie, gezondheid, sfeer in het team, cultuur en leiderschap hebben minstens evenveel invloed op het succes van de medewerkers.

De kracht van een goede analyse is om een abstractieniveau te kiezen die past bij de omvang van de organisatie. Denk aan de 80-20 regel. 80% van het resultaat wordt bereikt met 20% van je invloed. Start daarmee, want daar zit je strategische invloed op de organisatie. De andere 20% zit bij de uitvoering.

Daaraan gekoppeld is het een ‘must’ om te onderzoeken hoe populair jouw organisatie of bedrijfssector of regio is onder werkenden. Je kunt scenario’s en plannen bedenken zoveel je wilt, maar als mensen niet in jouw organisatie of in jouw regio willen werken, heb je een serieus probleem.

Bij Strategische personeelsplanning is het dichten van de gap van cruciaal belang

Als je de actuele personeelsbezetting koppelt aan de toekomstige uitdagingen vanuit de stip op de horizon, wordt het verschil in personeelsbehoefte zichtbaar. Dit wordt ‘de gap’ genoemd. Het is een kloof die we willen dichten en die kwantitatieve en kwalitatieve aspecten heeft.

Beschikt je organisatie over voldoende mensen om het werk te doen? En hebben deze mensen de juiste talenten, kennis, vaardigheden en energie om alle toekomstige ontwikkelingen aan te kunnen?

The gap dichten met interventies en oplossingen

Om de gap in je organisatie te dichten, maak je een plan dat bestaat uit verschillende HR-interventies en oplossingen. Deze oplossingen kunnen heel subtiel zijn, als de trends toch al de goede kant op gaan.

Het kan ook voorkomen dat trends zoveel impact hebben, dat gestelde doelen onrealistisch worden. Zo kan de wens om te groeien, botsen met de krapte in de arbeidsmarkt. Of de ontwikkeling van een nieuwe dienst kan vertraging oplopen omdat je medewerkers zich bepaalde competenties niet eigen kunnen maken.

In zulke gevallen kan het nodig zijn om interventies buiten de HR-sfeer te zoeken. Of om de gekozen organisatiestrategie helemaal te herzien.

In de meeste gevallen komt het gelukkig niet zover. Als de bestaande personele samenstelling in lijn ligt met de ontwikkelingen, dan voldoen de bekende HR-oplossingen.

Zo kan de gap bijvoorbeeld worden gedicht door (bepaalde) medewerkers relevante scholing aan te bieden in de vorm van opleidingen, cursussen of trainingen. Zij kunnen op die manier doorstromen naar toekomstige functies. Het is vaak makkelijker het huidige personeel bij- of om te scholen, dan externe talenten te zoeken.

Rigoureuzer is het om afscheid nemen van mensen die in de toekomst waarschijnlijk niet op het gewenste niveau kunnen meedraaien. Begeleid hen naar een andere baan. Ga tegelijkertijd op zoek naar medewerkers die wel over de gewenste talenten, kennis, kunde en inzetbaarheid beschikken om de organisatie verder te helpen.

Uitwerking van de HR-speerpunten

In de uitwerking van de SPP-plannen zit uiteindelijk veel tijd. Zeker als de ontwikkelingen groot en complex zijn, kan de uitvoering jaren duren. Dat vraagt een langere termijn commitment van HR. Om een team te ontwikkelen, een cultuur eigen te maken, nieuwe aanpak uit te rollen of een reorganisatie door te voeren, ben je al snel een paar jaar verder.

Strategische personeelsplanning is waardevol en intensief

Het goed opzetten van strategische personeelsplanning vraagt om voldoende middelen, voldoende kennis en analytische vermogen en het kost behoorlijk wat tijd en energie.

Dat zijn meteen ook de uitdagingen van de klassieke SPP-aanpak. Het vraagt naast inhoudelijke kennis, ook veel geduld en doorzettingsvermogen. De organisatie dendert door, terwijl betrokkenen veel moeite moeten doen om de focus te houden op de vragen die je met SPP probeert te beantwoorden. Hetzelfde geldt voor de implementatie van de HR-interventies.

Omdat de doorlooptijd lang is, zijn de effecten ook pas op termijn merkbaar. Tegen de tijd dat de analyse klaar is, is de aandacht van de directie en de direct leidinggevenden vaak al verdwenen. Kun je nagaan hoe het is als het moment aanbreekt om de oplossingen te implementeren.

De inzet van een onlineoplossing versnelt dit proces

Om het probleem met de doorlooptijd op te lossen, hebben we de Team Navigator ontwikkeld. Door het automatiseren van verschillende onderdelen in de analyse, koppelen we lange termijn interventies aan korte termijn successen.

Traditioneel wordt top-down gestart met de strategische analyse en dataverzameling. De Team Navigator biedt ook de mogelijkheid om bottom up te werken. Daarbij worden kansen en mogelijkheden direct op teamniveau zichtbaar, zodat leidinggevenden er direct mee aan de slag kunnen.

Het effect van de inspanningen is zodoende directer verbonden met het resultaat. Het houdt ook de aandacht vast die nodig is om moeilijkere uitdagingen op te pakken. Het SPP-project krijgt als het ware een andere status. Er ontstaat een proces van personeelsplanning en ontwikkeling.

Dat is voor ons het ultieme compliment. Niet langer is HR dan kartrekker en aanjager van SPP, maar facilitator van het proces dat wij liever SPO noemen: strategische personeelsontwikkeling

Wil je weten wat SPO voor jouw organisatie kan betekenen of hoe jullie met SPO kunnen starten, schrijf je dan in voor een vrijblijvende coach call

Of stuur een korte mail met je vraag. Dan maken we hierover graag een vrijblijvende kennismakingsafspraak.