strategische personeelsplanning als gezamenlijk proces tussen HR professionals en leidinggevenden

Hoe werkt Strategische personeelsplanning?

We besteden veel tijd aan het aantrekken en inwerken van een nieuwe medewerker voor ons team. Naast de kennis en ervaring die iemand meeneemt, ben je vooral ook op zoek naar de klik met elkaar. Het aangaan van de eerste relatie is dan ook spannend.

In de eerste maanden wordt door beide veel geïnvesteerd in het succesvol uitbouwen van de relatie. Maar tijden veranderen, de vraag veranderd en ook de behoefte. De initiële keuze om met elkaar samen te gaan werken kan in de tijd ook veranderen. Wat als de energie en het enthousiasme verdwijnt, als je elkaar eigenlijk eerder tegenwerkt dan versterkt?

Een goede relatie opbouwen en vooral ook onderhouden is van belang om succesvol te kunnen blijven ontwikkelen. Het vraagt aandacht en vertrouwen om met elkaar de toekomst vorm te geven. Het vraagt een kritisch denken en kwetsbaarheid om jezelf iedere keer opnieuw af te vragen of je nog wel past in de rol die je vervult.

Strategische PersoneelsPlanning (SPP) is een proces van kritische reflectie.

Strategische PersoneelsPlanning heeft impact op iedere medewerker. Het moet leiden tot persoonlijke aandacht en feedback die bij de medewerker past om zichzelf succesvol binnen de organisatie te blijven ontwikkelen.

Waar zitten de kansen voor groei? Wie gaan je daarbij helpen? Wanneer moeten we ingrijpen? En: Wat betekent dit voor jou?

Strategische Personeelsplanning gaat om alignment van buiten naar binnen en van boven naar beneden. Van een goede analyse tot directe toepassingen voor iedere leidinggevende en zijn team.

Strategische personeelsplanning is een proces dat door de hele organisatie heen loopt. Het vraagt om samenwerking en afstemming tussen leidinggevenden, directie, HR en de Medewerkers. Dat maakt het interessant en soms best lastig.

Hoe krijg je hier als HR-professional en directie goede grip op? Bekijk de infografic en lees hieronder de toelichting.

Schrijf je in en krijg toegang tot de originele infografic in PDF formaat

Het belang van Strategische Personeelsplanning

Veel organisaties zijn onvoldoende in staat om SPP van de grond te krijgen. Een belangrijke oorzaak is het gebrek aan betrokkenheid in de organisatie. Omdat het veel afhankelijkheden kent met verschillende betrokkenen wordt het al snel complex.

Daar staan enkele zeer waardevolle opbrengsten tegenover. Ik noem de vier grootste:

  1. Ideeën
  2. Tevredenheid
  3. Aantrekkelijkheid
  4. Waardevol

Ideeën stimuleren

Een organisatie moet blijven meebewegen met zijn omgeving. De wereld om ons heen is constant in beweging. Nieuwe technieken, nieuwe bedrijven, nieuwe klanten, nieuwe behoeften, nieuwe bedrijfsmodellen er zijn tal van invloeden die ervoor zorgen dat de organisatie zich aan moet passen.

Mensen met ideeën helpen de organisatie om in te spelen op deze veranderingen. Een innovatieve en flexibele organisatie zorgt ervoor dat mensen op alle niveaus en plekken in de organisatie meedenken en experimenteren hoe het beter kan.

Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat deze mensen gevonden worden en de ruimte krijgen om succesvol hun ideeën uit te voeren, zonder dat zij door bestaande structuren, processen en procedures geremd worden.

aantrekkelijk voor talent

Aantrekkelijk voor talent

In tijden van krimp of overaanbod van arbeid staan we er soms niet bij stil. Het aantrekken van de juiste mensen is een continu proces. Het kost veel tijd om mensen te vinden, in te werken en in positie te brengen zodat ze het verschil kunnen maken.

Aantrekkelijkheid zit in de genen van de organisatie. Medewerkers stralen dit uit intern en extern. Medewerkers die trots zijn op hun bedrijf, dragen dit uit. Ze zijn de beste marketing voor jouw organisatie.

Daar kan geen Arbeidsmarktcommunicatie tegenop.

tevredenheid klanten

Tevreden klanten

We haalde het hiervoor al aan. Een trotse medewerker draagt dit uit. Een klant zal dit ook ervaren. Het is fijn om zaken te doen met iemand die zijn werk leuk en belangrijk vindt. Een klant zal graag terugkomen omdat het prettig is zaken te doen.

Een bijkomend voordeel is dat de klant veel opener zal communiceren. Hierdoor vertelt hij je meer, wat automatisch leidt tot nieuwe kansen en ideeën. Ook zal hij minder nadruk leggen op fouten die gemaakt worden. Als je iemand aardig vindt accepteer je dat het niet altijd in een keer goed gaat.

waardevol organisatie

Waardevol

Personeelskosten zijn in veel bedrijven de belangrijkste kostenpost. Het lijkt dan ook makkelijk om hierop te bezuinigen. In sommige branches is dan ook de nadruk komen te liggen op de laagste kosten. We vergeten daardoor dat het gaat om de waarde die iemand toevoegt.

Door de focus te verschuiven naar de waarde die iemand kan toevoegen en te redeneren vanuit rollen kunnen we veel meer gebruik maken van de diversiteit aan talenten aanwezig in de organisatie. Het vraagt een andere manier van denken, waarin we ruimte durven te geven aan de professional.

Rol van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning helpt bij het inzichtelijk maken van de rol die iemand vervult. Het helpt mensen kritisch na te denken over hun eigen rol en bijdrage in het team en bij de groei van de organisatie.

Strategische personeelsplanning is de capaciteiten van het personeel optimaal afstemmen op de behoefte en ambities van de organisatie.

We sturen vaak op procesoptimalisatie omdat we daarmee enkele procenten aan kosten kunnen besparen. Terwijl het verschil tussen de beste 15% presteerders en de slechtste 15% vaak meer dan 50% bedraagt.

Door goed leiderschap te tonen en duidelijke richting te geven aan de ambities en ruimte te creëren voor professionals die succesvol zijn, kan aanzienlijk winst behaald worden zonder dat daarvoor een reorganisatie of procesanalyse nodig is.

Hier ligt de duidelijke relatie tussen leidinggevenden, teamontwikkeling en Strategische personeelsplanning.

De zes bouwstenen van strategische personeelsplanning

We benaderen Strategische personeelsplanning als een proces (lees ook wat is een vlootschouw, of wat is een employee journey). Dit heeft als voordeel dat je jezelf niet hoeft te dwingen alles in een keer en volledig neer te zetten maar dat je stapsgewijs verdieping aanbrengt. Door het proces stapsgewijs te verbeteren houdt je de aandacht vast en kan de organisatie meegroeien in de ontwikkeling van het beleid.

Het belangrijkste van onze aanpak is dat je vanuit beweging gaat sturen. Je moet daarbij vanaf het eerste moment informatie verzamelen die richting geeft en tegelijkertijd ruimte biedt voor actie. Het effect van de actie neem je direct weer mee in de volgende analyse.

Bij het inrichten van een proces komt de betrokkenen direct in beweging. Een valkuil is veel tijd te besteden aan informatieverzameling en analyse, terwijl er direct beïnvloedbare uitdagingen blijven liggen. Ik hanteer een vuistregel van 6 weken vanaf de start om tot het eerste succes te komen.

Vanuit de pareto-regel 80% van de incidenten komt vanuit 20% van de problemen, is het mogelijk al snel invloed uit te oefenen, zonder dat een grondige analyse nodig is. We willen geen wetenschap bedrijven, we willen de organisatie helpen zijn ambities verwezenlijken.

De 6 stappen die we per cyclus doorlopen (voor meer informatie download het boekje ‘de groeiversnellers’)

  1. Bepalen van de ambitie en het succes voor de organisatie
  2. Vertaling naar de groeistrategie voor het team
  3. Inzicht in de prestatie, potentie en inzetbaarheid van het team
  4. Bepalen van de rollen en interventies die de groei gaan versnellen
  5. In gesprek met mensen die het verschil moeten maken
  6. Beleggen van eigenaarschap in de organisatie

Om deze stappen snel en soepel vorm te geven hebben we de team navigator ontwikkeld. De team navigator maakt een snelle analyse op team en organisatieniveau mogelijk. Door een slimme vraagstelling, het koppelen van KPI’s en directe visuele feedback helpt het om niet te verzanden in vergaderingen of rapportages. Het systeem genereert direct de rollen waarmee je praktisch in het team aan de slag kunt en waarmee organisatieontwikkelingen inzichtelijk worden.

Met name stap drie en vier, die voor veel HR professionals de grootste belemmering vormen, worden met de Team Navigator mogelijk gemaakt.

In onze benadering werken we met de driedeling van verleden heden toekomst die we vertalen in drie hoofdonderwerpen die relatie hebben met de verandercapaciteit van de organisatie:

  1. Prestatie, is het verleden en staat voor de bijdrage en capaciteiten
  2. Inzetbaarheid, is het heden en staat voor energie en duurzaamheid van de relatie
  3. Potentie, is de toekomst en staat voor de latente capaciteiten en ontwikkelbaarheid

Deze drie onderdelen hebben we verbonden door rollen. We koppelen de verschillende criteria die we kunnen meten, maar ook die we ervaren aan de drie onderdelen. Hiermee kunnen we vervolgens een scenario bouwen voor de transitie en ontwikkeling richting het realiseren van de ambitie.

Rollen zijn een slimme manier om op abstract niveau te analyseren zonder op operationeel niveau de relatie tot de individuele medewerker te verliezen. We creëren taal en definiëren relaties die we kunnen beïnvloeden. Hoe dit werkt kun je lezen in mijn boek over de vlootschouw.

Laatste aanbeveling om te starten met stratetegische

Wil je als HR-professional daadwerkelijk het verschil maken in de organisatie met Strategische personeelsplanning? Richt je dan op een proces dat op alle niveaus direct het verschil maakt. Laat de angst over de inhoud los en focus je op inzichten die je wel hebt.

Er zullen altijd mensen zijn die nog meer onderbouwing vragen, of de wetenschappelijkheid ter discussie stellen. Maar vaak is dit eerder een excuus om niet te hoeven veranderen dan een behoefte om jou te helpen bij het verkrijgen van een beter inzicht.

Ben je er klaar voor?

Wat heb je nog nodig om daadwerkelijk te starten, mail of bel ons en we helpen je graag op weg, zodat ook jullie binnen zes weken de eerste successen kunnen ervaren.

Enthousaist? wij ook als je het wil delen
Show Buttons
Hide Buttons