Geef richting vanuit drie assen in de vlootschouw

Een HR vlootschouw invullen stelt toch niet zoveel voor? Je zet een raster op een flipover, plakt de namen op de juiste plek en je verbindt er de conclusies aan. Het gaat immers om het gesprek dat je er met elkaar over hebt.

Maar is het zo simpel?

Regelmatig word ik uitgenodigd in HR-teams om de Personeelsschouw toe te lichten. Niet zelden start een bijeenkomst met een rechtvaardiging van de Vlootschouw. Mag je medewerkers wel schouwen? Kan een leidinggevende dit wel beoordelen? Is het resultaat wel objectief? Kost het niet meer tijd dan het oplevert? Moeten we de medewerkers betrekken? Etc.

Het blijft me verbazen dat de HR vlootschouw juist bij HR-professionals zo veel emoties oproept. Hoe komt het dat er zo weinig vertrouwen is in een methode, die juist voor Human Resource Management zo veel kan toevoegen? Waar komt de angst voor de vlootschouw vandaan?

Angst is een emotie die ontstaat vanuit onzekerheid. De angst voor de HR vlootschouw komt vaak voort vanuit onzekerheid over de reacties die een vlootschouw bij anderen oproept. En wat de schouw betekent voor henzelf als HR-professional.

Er zijn twee mogelijkheden om met onzekerheid rondom de HR vlootschouw om te gaan:

  1. Je angst vermijden. Wat neerkomt op niets doen;
  2. Je onzekerheid omarmen als kans. Of zoals Pipi Langkous het zegt: ” ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan!”

Kies je voor optie 1? Dan heeft doorlezen natuurlijk geen zin

Kies je voor optie 2?

Leuk, je wilt dus met de vlootschouw aan de slag.

In deze blog nemen we je dan graag mee in de keuze die je kunt maken, om richting te geven aan de HR vlootschouw en het inzicht dat je daarmee ophaalt.

Wil je starten, begin dan met:

“Waarom wil je met de vlootschouw aan de slag?”

Als je geen reden hebt om iets te doen, dan moet je het vooral niet doen. Dan kost het alleen maar tijd en energie.

De vlootschouw zet je in met een reden, die leidt tot de vraag die je de leidinggevenden stelt.

De vraag geeft richting aan het antwoord en kan twee kanten op:

  1. Richting het individu, laat ik dat hier de beoordelende schouw noemen
  2. Richting de strategie, dat noem ik vanaf hier de teamontwikkeling schouw

Ben je benieuwd hoe een vlootschouw werkt, bekijk het hier met de gratis demo!

Ervaar zelf hoe je in enkele minuten op een eenvoudige manier een vlootschouw maakt

Beoordelende HR vlootschouw

Een beoordelende schouw heeft als primair doel om in beeld te brengen wat de verwachtingen versus de bijdrage van een medewerker is.

Met name in de huidige discussies die gaande zijn over prestatiebeoordeling van een medewerker kan dit een explosief onderwerp zijn. Mag je als leidinggevende nog een mening hebben over het functioneren van een medewerker?

Het voordeel van een vlootschouw bij het houden van een beoordeling, is dat de discussie over het functioneren van het individu in het kader van het team geplaatst wordt. In tegenstelling tot wat vaak impliciet wordt aangenomen is presteren geen zuiver objectieve maatstaf.

Noot: prestatie is afhankelijk van een gehanteerde norm, die door tijd en context is bepaald. (Meer hierover in de blog: “Ontwikkelen vanuit drijfveren van medewerkers voor betere teamprestaties” )

Binnen de Team Navigator gaan we hierin nog een stap verder. We bieden zowel de mogelijkheid om per criterium (bijv competentie of resultaatgebied) de medewerker te schouwen en ten opzichte van elkaar.

We gebruiken zo de kracht van de vergelijking en de kracht van het gedetailleerd meten naast elkaar. De uitkomst is hierdoor een beoordelingsschouw waarmee de leidinggevende gestructureerde input krijgt voor het goede gesprek met de medewerker.

Teamontwikkeling gedreven HR vlootschouw

Een vlootschouw kan ook gericht zijn op de ontwikkeling van het team als geheel. Hierbij is de focus niet gericht op het individu maar juist op de strategie van de organisatie.

Het doel van de teamontwikkelingsschouw is de ruimte voor ontwikkeling zichtbaar maken, waardoor je als leidinggevende beter besluiten kunt nemen die de groei van het team gaan versnellen.

Bij teamontwikkeling gaat de schouw niet om het functioneren van het individu, maar om de vraag hoe de medewerker kan bijdragen aan de ontwikkeling en het versnellen van het team zodat het de doelstelling haalt.

Binnen de Team Navigator ondersteunen we dit door medewerkers aan profielen te verbinden. Ieder profiel heeft zijn eigen adviezen en biedt andere mogelijkheden om het team te versnellen. Als leidinggevende kun je hier bij je aansturing op inspelen.


Download ons e-boek: Hoe kun je met een goede vlootschouw, teamontwikkeling versnellen


Hoe richt je de vlootschouw in

Nu je weet waarom je de vlootschouw wilt inzetten en wat het resultaat moet zijn, kun je aan de slag met de inrichting. De inrichting bepaald wat je in de schouw straks terugziet.

Ik gebruik hiervoor de Team Navigator als uitgangspunt omdat we hier de voorbeelden en het effect van kennen. Maar het principe is overal gelijk.

Omdat een schouw gebaseerd is op vergelijken van medewerkers ten opzichte van elkaar, moet je voor de inrichting weten wie je met elkaar wilt vergelijken en op welke aspecten. Bij de indeling die je maakt is het zinvol om onderscheid te maken in de eerdergenoemde twee factoren:

  • Context
  • Tijd

De context heeft betrekking op de groep die je vergelijkt. Uit onderzoek blijkt dat de context voor een grote mate het succes van de medewerker bepaald. Zo weet ik uit ervaring dat de vlootschouw inzetten bij een gemeente een hele andere benadering vraagt dan bij een ICT bedrijf. Terwijl de methode en ons systeem gelijk blijven.

Contextvariabelen

De belangrijkste onderscheidende contextvariabelen die onze klanten gebruiken zijn:

Functie  ||  Afdeling  ||  Locatie  ||  Klant

Functie

Veel mensen zullen het logisch vinden dat je verschillende criteria hanteert voor verschillende functies in de organisatie. Mensen moeten namelijk andere bijdrage leveren aan het resultaat.

De indeling op functie wordt voornamelijk gekozen als de inzet een beoordelingsschouw betreft.

Afdeling

In de Team Navigator is de basisindeling vaak de afdeling. Dit is het meest logisch voor de gebruiker omdat dit aansluit bij de aansturing en verantwoordelijkheid van de leidinggevende.

Vaak is de teamindeling in lijn met de functionele indeling van de organisatie. Dus vallen alle verkopers onder de verkoopmanager en de HR-professionals onder de HR-afdeling

Locatie

De derde indeling is op locatie of geografisch. Bij geografische organisatie indeling kiezen organisaties vaak ook voor een schouw op locatieniveau. De schouw wordt dan meestal resultaatgericht ingezet met als doel het team te helpen in de ontwikkeling.

Klant

Een klantgerichte indeling is vergelijkbaar met de locatie indeling. De schouw wordt gemaakt met de klantvoorkeuren in het achterhoofd. De behoefte van de klant wordt op deze manier direct verbonden met de ontwikkeling van het team.

Tijdvariabelen

Met het inrichten vanuit de tijd variabelen gaat het over de termijn waarop de schouw ingezet wordt. Hierbij zijn drie termijn relevant:

  • Korte termijn tot 1 jaar
  • Middellange termijn 1-3 jaar
  • Lange termijn vanaf 3 jaar

De korte termijn sluit het beste aan op de behoefte van een leidinggevende. De korte termijn laat zien waar met snelle interventies winst te behalen valt. Denk daarbij aan training, coaching of gerichte feedback.

De middellange termijn is gericht op de transitie en het meten van het effect van de interventies. Iedere organisatie is anders, waardoor niet iedere interventie even succesvol is. Door met de vlootschouw je verwachtingen met de werkelijke ontwikkeling te volgen, ontwikkel je de kennis die nodig is om toekomstige besluiten te onderbouwen.

De lange termijn richt zich op de wendbaarheid van de organisatie. Kan de organisatie met behoud van zijn eigenwaarde snel inspelen op de veranderende omstandigheden.

selecteer de juiste vlootschouwcriteria die passen bij de termijn van de meting

De focus van de vlootschouw ligt op de cultuur en kernwaarden die de organisatie wil naleven. De vlootschouw helpt met het verkrijgen van de nodige scherpte en transparantie op de ontwikkeling en het versterken ervan.

De hypothese bepaalt de inrichting

In de praktijk betekent het dat je dus vooraf bepaald wat de hypothesen is die onderzocht wordt. Deels zijn die het gevolg van de inrichting van de organisatie (context). Deels heeft die te maken met de scope van het onderzoek (tijd).

Binnen de Team Navigator maken we het mogelijk om het totale spectrum van mogelijkheden succesvol in te richten. Door het systeem flexibel te houden kunnen we maatwerk leveren op de vraag die je wilt beantwoorden.

De HR-Manager van een groot project management bureau daagde ons uit: “Jullie systeem is pas echt flexibel als het je lukt om onze organisatie goed in te richten. Want als dat lukt, dan werkt het voor iedere organisatie.” dat we ze nu klant mogen noemen zegt genoeg.

Maar bij flexibiliteit vraagt ook om keuzes te maken. En dat is soms niet makkelijk. Want wat als je het niet weet?

Wat is de beste inrichting om te starten

Start dan vanuit de eenvoud. Leer eerst lopen, voor je gaat rennen.

Start met.. de vraag die bij de leidinggevenden leeft. Wij starten onze pilots met de standaardinrichting van het systeem. En die is gericht op de korte termijn ontwikkelvraag van de leidinggevende, die bijdraagt aan verbeteren van het resultaat.

Door de leidinggevenden vanuit zijn eigen wereldbeeld de schouw te laten vullen, gaat het makkelijker en is het resultaat direct nuttig. Beide zijn belangrijke elementen voor succes.

Succes zorgt voor aandacht en aandacht zorgt voor groei

Vervolgens.. leidt dit succes vanzelf tot de behoefte iets verder in de toekomst te kijken, of specifieker in te gaan op bepaalde groepen medewerkers. Je begeleid de leidinggevende hierin door de schouw met andere criteria en in andere samenstelling te herhalen. Want doordat ze ervaring hebben met het proces, zijn ze in staat antwoord te geven op een moeilijkere vraag.

Extra voordeel: Het wordt hierdoor ook interessant om de antwoorden met andere leidinggevenden te vergelijken. Een mooie bijvangst voor HR is dat verschillen in perspectief automatisch ook zichtbaar en dus besproken kunnen worden.

Lukt dit ook. En waarom niet, want het systeem faciliteert.

Laatste stap.. is informatie over de lange termijn ontwikkelmogelijkheden ophalen (zoals dit vaak bedoeld is bij Strategische personeelsplanning) zoals inzicht over de kernwaarden en cultuur binnen de organisatie.

Tijdsbesteding

Nu hoor ik je denken. Kost dit niet veel te veel tijd?

Wel als je het iedere keer in detail wilt gaan invullen. Maar juist hier is een slim systeem van toegevoegde waarde. Je zet alles er 1 keer in en daarna maak je steeds andere selecties om naar dezelfde basisgegevens te kijken. Juist doordat de data steeds verder verrijkt wordt, verdubbeld de meerwaarde met iedere meting.

Met steeds minder inspanning krijg je een steeds beter beeld.

Het gaat natuurlijk niet vanzelf. Maar vier keer per jaar een uur aandacht te geven aan de dingen die jouw team daadwerkelijk gaan versnellen is toch het minste wat je van een leidinggevende mag verwachten.

En daarom hebben we het ook leuk gemaakt om te doen.

Noot: Je komt natuurlijk niet weg met een Excelsheet waarin een leidinggevenden 20 medewerkers op 10-20 criteria moet gaan lopen beoordelen om vervolgens een maand te wachten op het resultaat.

Samenvattend: met de vlootschouw aan de slag

Begin bij de verwachting van je opdrachtgever (vaak directie) en de behoefte van de primaire gebruiker (direct leidinggevende). Alleen als je beide weet te verbinden ben je gegarandeerd van succes. Dan zou het verder nog leuk zijn als je er zelf ook nog iets uithaalt (HR-professional)

Dit vraagt om een slimme aanpak waarin je misschien wel twee of drie vlootschouwen maakt van dezelfde groep mensen maar tegen een andere achtergrond. En in tegenstelling tot wat je zou verwachten worden leidinggevenden en directie (want dat kost toch tijd) daar juist blij van.

Het levert namelijk dubbel en dwars op. Iedere aanvullende meting geeft een verdubbeling aan mogelijkheden voor slimmere interventies. En dus een versnelling van groei.

Maar geloof ons niet, vertrouw op je eigen waarneming.

Vul de onderstaande vragenlijst in en meld je aan voor een gratis telefonisch coachgesprek. Dan nemen we uitgebreid de tijd om al je vragen te beantwoorden.

Enthousaist? wij ook als je het wil delen
Show Buttons
Hide Buttons