Als leidinggevende wil je het maximale uit je team halen. Leiderschap is oog hebben voor de verschillen tussen medewerkers en die verschillen omzetten naar leerpunten die bijdragen aan de ontwikkeling en groei van het team. Met de juiste vlootschouwcriteria leer je richting geven aan het team en daarbinnen ruimte maken voor de ontwikkeling van de medewerker.
Strategische personeelsplanning en dan met name de vlootschouw helpt om richting en ruimte overzichtelijk in beeld te brengen. De verschillen die dit oplevert reflecteert de mogelijkheden die er zijn om te investeren in groei.
Voor meer over de werking van de vlootschouw download je hier gratis het boekje: “alles over de HR vlootschouw”
De vraag die dit oproept is natuurlijk, waar let je op bij het maken van een vlootschouw? Een vlootschouw is de waarneming van de leidinggevende over de mogelijkheden die hij ziet om zijn team te ontwikkelen richting het gewenste doel.
In de praktijk zien we dat niet iedere leidinggevende een goed beeld heeft van zijn medewerkers of van het doel dat het team moet nastreven. Dit maakt het voor een leidinggevende vervolgens moeilijk om de “klassieke vlootschouw” zoals HR3P of Nine Box goed in te vullen.
Binnen de team Navigator hebben we dit probleem in twee stappen opgelost:
- We schouwen alle medewerkers visueel en per as;
- We leggen de criteria per team en medewerker vast.
Waarom medewerkers per as beoordelen zoveel beter werkt, dat kunnen we wel vertellen maar dat moet je zelf ervaren.
Vastleggen van criteria
De criteria in de vlootschouw vastleggen heeft verrassend veel nieuwe voordelen die de waarneming van leidinggevenden verder helpt te objectiveren. En dat door de simpele mogelijkheid aan leidinggevenden te bieden om vast te leggen waar ze hun waarneming op baseren.
Het begint met het vaststellen van de vlootschouwcriteria en dat doe je in vier stappen:
- Je stelt vast wat de doelstelling is van het team
- Je bepaald welke criteria van belang zijn bij het bereiken van de doelstelling
- De assen worden aan deze criteria verbonden
- Je meet of de criteria voldoen aan de verwachting
Wat is de doelstelling van het team?
Het expliciet maken van de doelstelling van het team zorgt voor ervoor dat het perspectief waarmee we naar het team kijken verduidelijkt wordt.
Uit eigen onderzoek naar de reden om met de vlootschouw te starten, geven organisaties drie belangrijke redenen:
- Ruimte voor ontwikkeling binnen het team zichtbaar maken;
- Mobiliteit binnen de organisatie vergroten;
- Ondersteunen van reorganisatie of organisatieontwikkeling.
Alle drie de redenen zijn valide vraagstukken die we inderdaad in de praktijk met de vlootschouw binnen de Team Navigator oppakken, maar niet in één enkele meting. De redenen om met de vlootschouw aan de slag te gaan hebben namelijk een verschillende scope.
Verschillen tussen scenario’s groeien exponentieel in de tijd
De scope van ‘ruimte in het team onderzoeken’ ligt op de korte termijn. De leidinggevende zal willen weten welke interventies hem gaan helpen om het resultaat van zijn team positief te beïnvloeden.
Het vergroten van de mobiliteit binnen de organisatie, dat is een HR-beleidsvraag. Met de vlootschouw wil je onderzoeken wat het effect is van mobiliteit op de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie als geheel. Bij het formuleren zal je abstractere criteria willen onderzoeken, zoals hoe goed past iemand binnen de cultuur van de organisatie?
En bij een reorganisatievraagstuk ligt de scope weer anders dan wil je juist de veranderbereidheid van de medewerkers onderzoeken, voorbeeldgedrag zichtbaar maken, en de transitie volgen.
Voor de start van de vlootschouw moet daarom duidelijk zijn wat de scope van de vlootschouw is, zodat het antwoord ook voor het juiste doel gebruikt wordt.
Tip: deel doelstelling in op volgende bedoeling:
- – Korte termijn, gericht op antwoorden voor de leidinggevenden
- – Middellange termijn, gericht op synergie tussen teams en HR-beleid
- – Lange termijn, organisatieontwikkeling en bijvoorbeeld kernwaarden
Vertalen van de termijn naar criteria voor de vlootschouw
Met de doelstelling kun je een vertaling maken naar de passende groeistrategie. Dit kan zijn:
- Meer, gericht op de productiviteit van het team
- Beter, gericht op de kwaliteit van het resultaat
- Anders, gericht op nieuwe kennis, vaardigheden en oplossingen
De groeistrategie geeft richting aan de ontwikkeling die het team door moet maken. En draagt zo bij aan de keuzen voor de criteria waar je naar wilt kijken. Let op: De strategie kan per termijn verschillen en leiden tot andere rolverdeling in het team.
ontwikkelkader verleden, heden toekomst voor het team
Om de criteria naar de vlootschouw te vertalen, delen we ze in naar Prestatie, inzetbaarheid en potentie. Deze drie staan gelijk aan ervaringen uit het verleden, situatie in het heden en de mogelijkheden voor de toekomst.
Prestatiecriteria
Prestatiecriteria zijn bedoeld om de capaciteiten die in het team aanwezig zijn in beeld te brengen. Het gaat hierbij dus over waargenomen gedrag bij medewerkers in het team.
Hierbij ligt de focus op criteria met het meeste effect op de doelstellingen van het team. Hierbij kun je gebruik maken van resultaatgerichte criteria zoals aantal stuks, tevredenheid van de klant of hoeveelheid klachten. Dit wordt gebruikt bij functioneren.
Maar hier kun je ook gebruik maken van competentieprofielen of bijvoorbeeld kernwaarden. Die zet je dan in voor het meten van het effect van mobiliteit of overkoepelende HR en organisatievraagstukken.
Inzetbaarheidscriteria
Hiermee wil je in kaart brengen of de medewerker in staat is het vertoonde gedrag vol te houden. Volhouden van gedrag kan fysiek of mentaal beperkingen kennen.
Criteria die bij inzetbaarheid horen zijn gezondheid, energie, trots, verantwoordelijkheidsgevoel flexibiliteit etc.
Het is een brede scope aan onderwerpen die bepalen of ik mijn bijdrage vol kan houden. Ik vertaal dit voor leidinggevenden vaak naar het gevoel dat ze bij de medewerker hebben. Heb je het idee dat de medewerker energie krijgt uit de dingen die hij/zij doet. Of voel je alle energie weglekken?
Criteria die onder inzetbaarheid vallen zijn in het moment soms moeilijk concreet aan te duiden. Maar als het negatief doorzet dan zie je het effect exponentieel stijgen. Zo is iemand met hoofdpijn alleen wat kortaf, maar slaat het door in migraine, dan nemen de verzuimeffecten en daarmee de kosten snel toe.
Potentiecriteria
Met potentie bedoelen we de latent aanwezige capaciteiten van een medewerker om zijn capaciteiten verder te vergroten en om te zetten in een hogere bijdrage richting het doel.
Criteria hierbij zijn doorzettingsvermogen, ambitie, aanleg, leerbaarheid, veranderbereidheid etc.
Het moeilijke met potentie is dat het moeilijk zichtbaar te maken is. Voor het bepalen van de potentie van een medewerker ben je afhankelijk van de intuïtie van de leidinggevenden.
Er zijn legio aanwijsbare elementen die samenhangen met de ontwikkeling van een medewerker. Maar net als bij het aannemen van een nieuwe medewerker, blijft de uitkomst onzeker.
Maar inschatten kun je leren. Door vooraf voorspellingen te doen en die met de werkelijke ontwikkeling van de medewerker te vergelijken kun je ervaring opbouwen. Je leert door “trail and error” om je inschattingen steeds te verbeteren.
Inzetten van de criteria op de assen van de vlootschouw
Voor een goede vlootschouw kies ik ervoor om te kijken naar de top 3 criteria die vanuit het perspectief waarmee we kijken het meest aansprekend zijn. Binnen de team navigator kunnen we de criteria verbinden aan de assen van prestatie, potentie en inzetbaarheid.
Vervolgens vergelijken we het hele team op de criteria die per as gelden. Door gebruik te maken van onze visuele schouw mogelijkheid, houd je overzicht over het geheel bij het verdelen van de medewerkers.
Daarnaast biedt het systeem een keuzehulp waarbij je kunt inzoomen op afzonderlijke criteria, waarna je een advies krijgt over de plaatsing van de medewerker in de schouw.
Vergelijk de criteria met de oorspronkelijke verwachting
Na de afzonderlijke meting krijg je een overzicht van het team. Het team is verdeeld over vijf rollen met ieder zijn eigen advies. Iedere rol vraagt om zijn eigen benadering vanuit de leidinggevende en levert zijn eigen bijdrage in de gewenste ontwikkeling waarvoor de vlootschouw is ingevuld.
Meer daarover lees je in mijn andere blogs en mijn gratis e-boek.
Maar de vergelijking van verwachtingen kan ook verdergaan door verschillende vlootschouwen en daarmee perspectieven naast elkaar te leggen. Zo kan de uitkomst van het functioneren van medewerkers binnen het team afwijken van een meting naar de gewenste cultuur in de organisatie.
Doordat we vlootschouwcriteria naast elkaar kunnen zetten, is het mogelijk om nieuwe relaties te ontdekken die voorheen verloren gingen.
Zo komen we er bij onze klanten regelmatig achter dat mensen die goed aansluiten bij de kernwaarden van de organisatie, niet optimaal functioneren. Of dat medewerkers die steeds rouleren in de organisatie eigenlijk niet meer aansluiten bij de gewenste cultuur in de organisatie.
Heb je ervaring met de vlootschouw en wil je het effect ervan vergroten? Of wil je weten of de Vlootschouw iets voor jullie is?
Schrijf je in voor onze gratis e-mail workshop
Doe mee aan onze vijf daagse email workshop. In vijf dagen leer je de belangrijkste elementen voor het maken van een goede vlootschouw van jouw team. Iedere mail bestaat uit vijf minuten lezen en vijftien minuten aan extra inzet.