Wat is een HR-Vlootschouw?
Een HR-vlootschouw is een kwalitatief hulpmiddel om de ruimte voor ontwikkeling van medewerkers in het team zichtbaar te maken.
In een vlootschouw verdeel je medewerkers in een matrix met twee assen: de prestatie en de potentie as. Hierdoor ontstaat een visuele verdeling van medewerkers en wordt de ontwikkelmogelijkheid van medewerkers zichtbaar.
Afhankelijk van de plek in de matrix is een andere ontwikkeling voor een medewerker mogelijk. Door die verschillen kun je medewerkers verschillend betrekken in de ontwikkeling van henzelf en daarmee het team.
De vlootschouw helpt op deze manier dus slimmere interventies te kiezen. En het effect en daarmee het resultaat van de interventies te versnellen
De vlootschouw als onderdeel van Strategische personeelsplanning
De vlootschouw is een op zichzelf staande kwalitatieve analyse, die iedere leidinggevende kan uitvoeren. In de praktijk is de vlootschouw onderdeel van de strategische personeelsplanning (=SPP). Door middel van SPP wil de organisatie inzicht krijgen in de personele vraagstukken die nodig zijn om een gewenste strategie vorm te geven.
Een goed uitgevoerde vlootschouw geeft je concrete inzichten in de huidige prestaties van je team en welk potentieel er is om die prestaties positief te beïnvloeden. Inzichten die je kunt vertalen in interventies voor teamontwikkeling en groei van de organisatie.
De traditionele vlootschouw, zoals de HR3P en Nine box performance grid, bestaat uit twee assen die zijn gebaseerd op twee belangrijke vragen:
- Wat is de prestatie van een medewerker?
- Wat is de potentie van een medewerker?
Prestatie en potentie verwijzen naar de mogelijkheden van een medewerker om zich door te ontwikkelen en tot groei te komen. Voor groei ontbreekt er echter een derde belangrijke variabele, namelijk of iemand ook de energie en drive heeft om zich te verder te ontwikkelen.
Om daar antwoord op te geven hebben we de vlootschouw aangevuld met een derde vraag op een derde as:
- Wat is de inzetbaarheid van de medewerker?
Deze vraag sluit direct aan bij de groeiende aandacht voor het thema van duurzame inzetbaarheid. Want het gaat er niet alleen om dat iemand zijn werk kan uitvoeren, maar ook om de inzet van de medewerker hierbij.
Onderwerpen vanuit de inzetbaarheid van een medewerker, zoals verzuim, flexibiliteit en eigenaarschap van grote invloed zijn op het organisatiesucces.
Hoe ziet een vlootschouw eruit
de vijf rollen van de HR vlootschouw zoals toegepast binnen de Team Navigator
Een vlootschouw is een matrix die is opgebouwd uit drie variabelen. Op een as zetten we de prestatie van de medewerkers uit, de tweede as is voor de potentie van de medewerker en de derde variabele inzetbaarheid visualiseren we door middel van de kleur.
Medewerkers verdelen zich op basis van de waarnemingen van de leidinggevende op een 3, 4 of 5 puntschaal over de matrix. Binnen de matrix ontstaat er een gestructureerd overzicht met alle medewerkers.
Noot: Onze voorkeur gaat uit naar gebruik van een vierpuntschaal, omdat er geen midden is. Je wordt gedwongen het verschil net boven en onder het gemiddelde weer te geven. Juist deze verschillen help bij de interpretatie en het inzetten van interventies die de ontwikkeling van een medewerker helpt te stimuleren.
De kracht van een vlootschouw is dat je alle medewerkers op hetzelfde moment en in dezelfde setting schouwt. Het referentiepunt voor de schouw is het team zelf.
De vlootschouw geeft een goede basis om het effect van verschillen tussen medewerkers te onderzoeken. Een schouw is een prettige voorbereiding van het goede gesprek.
Het inzicht in de verschillen tussen medewerkers biedt een structuur voor het gesprek. Het goede gesprek krijgt zo een duidelijke bedoeling mee.
Het tweede voordeel is dat afwijkingen tussen verwachting en bijdragen van de medewerker zichtbaar worden. Met dit inzicht kun je met de professional samen gericht onderzoeken wat oorzaken zijn van de geconstateerde verschillen. Je leert dan van de verschillen en daarmee sturen op de ontwikkeling van het team.
Uitdagingen bij de HR-vlootschouw
Het uitvoeren van een vlootschouw is de kwalitatieve analyse binnen strategische personeelsplanning (klik door voor onze infografic over SPP). Je kijkt door de strategische bril naar je team. Omdat de strategie in de tijd steeds veranderd, geld dit ook voor de verwachtingen bij je team.
Schouwen van je team is een proces. De kwalitatieve groei van de organisatie staat centraal voor het bepalen van groei. De vlootschouw heeft een voorspellend karakter. De leidinggevenden kijkt vanuit een strategische (ontwikkelende) verwachting naar zijn team.
Deels is schouwen een gewogen inschatting. Schatten van iemands potentie is iets anders dan zeker weten. Zeker de eerste keer kan het spannend zijn om een goede schatting te maken.
Schatten kun je alleen leren door het vaker te doen. En daarna kritisch te blijven reflecteren op je eigen verwachting en het uiteindelijke resultaat. Hierdoor leer je intuïtief steeds betere inschattingen te maken.
De belangrijkste uitdaging voor zowel HRM-professionals als leidinggevenden, directies en ook medewerkers moeten accepteren dat leren inhoud dat ook fouten gemaakt kunnen worden.
Een vlootschouw is niet bedoeld als absoluut instrument, maar geeft inzicht voor het sturen op groei.
Vormgeven van groei is aandacht voor ontwikkeling
Groei vormgeving is het gevolg van aandacht geven aan de mensen die het team, de afdeling en de organisatie verder gaan helpen. Tegelijkertijd moet kritisch rekening gehouden worden met medewerkers waarbij de veranderen de context niet meer past.
Een vlootschouw gaat uit van een ‘loopbaan levenscyclus’ van een medewerker in het team en in de functie.
Net als in het leven is er een moment van komen, leren, groeien en ontwikkelen, presteren en afscheid nemen. Meer over deze loopbaanontwikkeling lees je in het boek: Alles over de personele vlootschouw.
De werking van de online HR-vlootschouw
De HR-vlootschouw (soms ook talentschouw of personeelsschouw genoemd) brengt het team dus in kaart op drie assen. De prestatie-as horizontaal uitgezet, de potentie-as verticaal en de inzetbaarheid in kleur.
De leidinggevende in drie stappen zijn waarneming over de verwachtingen en ruimte voor ontwikkeling is. Daarbij kijk je naar wat iemand kan, wat iemand wil en wat iemand doet.
Dit leidt tot vijf ideaalprofielen met ieder hun eigen sterkten en zwakten ten aanzien van de ontwikkeling van het team. Aan de hand van de profielen weet je welke vraag bij de medewerker past. En welke ontwikkeling je kunt stimuleren.
Binnen de Team Navigator kun je hier actief gebruik van maken. Hoe dat werkt kun je in onze toer zelf ervaren.
HR-vlootschouw is een ontwikkelinstrument
In tegenstelling tot bekende systemen voor het in kaart brengen van kwaliteiten of karakters, is een vlootschouw dynamisch. Door de invloed van Tijd en context veranderd de uitkomst van de meting.
Een leidinggevende die de potentie van een medewerker benut, helpt de medewerker beter te gaan presteren. Door toename van routines, zal de potentie afnemen, of de ruimte binnen het team voor groei afnemen.
Een goede teamleider herkent dat de ontwikkeling van een medewerker stapt. Dit is het moment de medewerker te prikkelen om op tijd een overtap te maken. In een nieuwe rol, waarbinnen de medewerker opnieuw een leercyclus in gaat.
Koppelen van data aan de profielen
Binnen strategische personeelsplanning maak je naast de kwalitatieve analyse ook een kwantitatieve analyse.
De Team Navigator heeft door een slim algoritme een statistische aanvulling waarmee ook kwantitatieve informatie kan worden ingezet. Hierdoor kunnen we aanvullende statistiek toepassen op de populatie van alle medewerkers.
Een voordeel in dat we kwalitatieve waarneming kunnen onderbouwen en vergelijken tegen de verwachtingen van de normaalverdeling. Dit voorkomt dat er te grote afwijkingen ontstaat en leidinggevenden een onrealistische beeld geven.
De team navigator biedt als extra optie de mogelijkheid voor het inlezen van aanvullende HR-KPI’s die vanuit andere bronnen zijn aangeleverd. Denk hierbij aan verzuimcijfers, output, kwaliteit of bijvoorbeeld klanttevredenheidsgegevens.
Een vlootschouw geeft dus inzichten die bij kunnen dragen aan strategische HR-vraagstukken en vormen van beleid. En het helpt de leidinggevende bij het beter begrijpen en aansturen van ontwikkeling in zijn eigen team.
Transparantie zorgt voor aandacht
De Team Navigator maakt kansen en mogelijkheden voor groei transparant. En door het longitunale karakter (vaker meten in de tijd) wordt ook de invloed van HR en de leidinggevende op de groei van het team zichtbaar. Het vraagt van leidinggevenden en de HR-professional om zich kwetsbaar op te stellen, zodat ze samen kunnen leren.
De ervaring die je krijgt met de team navigator is totaal verschillend van alle andere instrumenten voor strategische personeelsplanning. Waarschijnlijk dat het gebruik nog niet standaard in bedrijven wordt ingezet. Maar dat hopen we met onze aanpak snel te veranderen.